Cara menggunakan surat jalan
- Isi profil usaha pengirim (cukup sekali).
- Isi nomor surat jalan, tanggal kirim, dan nomor PO/invoice terkait bila ada.
- Lengkapi data penerima, alamat tujuan, kendaraan, nomor polisi, dan nama sopir.
- Masukkan daftar barang: nama, jumlah, satuan, dan keterangan (misalnya “mudah pecah”).
- Cetak minimal dua rangkap: satu untuk penerima, satu ditandatangani penerima dan dibawa kembali sebagai arsip.
Apa itu surat jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang. Isinya daftar dan jumlah barang yang dikirim, tujuan, serta identitas pengantar. Surat jalan tidak mencantumkan harga. Fungsinya membuktikan bahwa barang sudah dikirim dan diterima dalam jumlah serta kondisi tertentu.
Fungsi surat jalan
- Bukti serah terima barang antara pengirim, kurir, dan penerima.
- Dasar penagihan: barang yang sudah diterima kemudian ditagih lewat invoice.
- Dokumen pendukung saat pemeriksaan di jalan atau di pos keamanan gudang.
- Dasar pencatatan barang keluar di kartu stok.
Alur dokumen yang disarankan
Penawaran harga → PO dari pelanggan → surat jalan saat barang dikirim → invoice → kwitansi setelah dibayar. Cantumkan nomor PO/invoice di surat jalan supaya semua dokumen saling terhubung.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah surat jalan perlu mencantumkan harga?
Tidak perlu. Surat jalan hanya berisi jenis dan jumlah barang. Harga dicantumkan di invoice atau nota.
Berapa rangkap surat jalan yang dicetak?
Umumnya 2–3 rangkap: untuk penerima, arsip pengirim (ditandatangani penerima), dan bagian gudang/ekspedisi bila perlu.
Siapa saja yang menandatangani?
Penerima barang, sopir/kurir yang mengantar, dan pihak pengirim (admin/gudang). Penerima sebaiknya menandatangani setelah memeriksa barang.
Apakah bisa untuk surat jalan motor atau kendaraan?
Surat jalan kendaraan baru dari dealer biasanya punya format khusus dari dealer. Untuk pengiriman barang umum, format di sini sudah mencukupi.
Apakah data tersimpan?
Draf tersimpan otomatis di browser Anda dan tidak dikirim ke server.